روابط عمومی و برنامه ریزی برای حل مشکلات سازمان
روابط عمومی و برنامه ریزی برای حل مشکلات سازمان
مهمترين و اساسيترين نقشي كه متخصصان براي روابط عمومي قائل شدهاند، نقش و كاركرد مديريتي است. روابط عمومي در نقش مديريتي بايستي به كاركردهاي فني و تاكتيكي ارتباطی به نحو موثري بها دهد تا بتواند دورنما و استراتژي سازماني خود را تقويت كند و در مرحله برنامهريزي كلان سازمان ايفاي نقش كند.
منظور از كاركرد مديريتي روابط عمومي ايجاد، حفظ و استمرار ارتباط دوطرفه و فهم متقابلی است كه به سازگاري سودمند ميان سازمان و گروههاي كليدي آن ميانجامد.
روابط عمومي براي ايفاي موثر و كارآمد نقش مديريتي خود نيازمند برنامه ريزي است. برنامهريزي اگر جوهره و ماهيت اصلي مديريت نباشد، پايه و اساس آن است. بدون برنامهريزي مديريت محقق نمی شود . در حقيقت براي مديران روابط عمومي كافي نيست كه تنها بر شرايط زمان حال و امور روزمره متمركز شوند، هدايت سازمان به سوي آينده متعالی يك امر حياتي است و موجبات تحقق اهداف ويژه سازمان را فراهم می سازد. برنامهريزي به مدیریت خصوصا" به روابط عمومي اين قدرت را ميدهد که :
1-جهت درست را انتخاب كند
2- بحرانها را شناسايي کند
3- به طور مستمر نيازها و خواستههاي مخاطبان را شناسایی نماید
4- سازمان را در جهت تحقق اهداف خود هدايت كند
5- آینده نگری و افق شناسی سازمان را تقویت کند
ارزش اجتماعی- اقتصادي روابط عمومي براي هر سازمان يا شركت،میزان قابليت و توانمندي كاركنان روابط عمومي در حل مشكلات ارتباطي سازمان به عنوان اولين گام در ایفای نقش مدیریتی آن است.روابط عمومي پويا و كارآمدباید بتواند براي حل مشكلات ارتباطي سازمان برنامه ریزی کرده وبرنامه ارتباطي علمی ، منطقي و مستدل با دوره های کوتاه مدت ،میان مدت و دراز مدت ارائه دهد.
برنامه ريزي در يك روابط عمومي كارآمد
برنامه هاي روابط عمومي زماني با موفقيت روبرو مي شود كه 7 گام اساسي را طي كند. برخي از گامها اساسي هستند و بايد حتما مورد توجه قرار گيرند برخي نيز زياد مهم نيستند. اين گامها به شرح ذيل معرفي مي شوند:
1ـ تثبيت نقش ويژه روابط عمومي در سازمان
اين مرحله اساسي ترين و بديهي ترين مرحله در فرايند اطلاع رساني موفق است. هدايت و مديريت افكار عمومي بايستي به عنوان يكي از كاركردهاي اساسي به روابط عمومي سپرده شود. روابط عمومي بايستي از موقعيت مناسب حرفه اي برخوردار شود و همان جايگاهي را كه نشريات و روزنامه ها و روابط عمومي سازماني در توسعه ايفا مي كنند داشته باشد. لذا در برنامه هاي توسعه مورد توجه ويژه قرار گيرد. اعضاي روابط عمومي بايستي از مهارتهاي ارتباطات و انگيزه لازم برخوردار باشند.
2ـ تعيين اهداف روابط عمومی
به چه نتيجه اي مي خواهيد برسيد؟ اهداف سازماني شما چيست؟ اهداف روابط عمومی چیست؟
انتخاب با شماست. شما مي توانيد اهدافتان را هرچقدر كه مي خواهيد آرماني در نظر بگيريد. كليد ارائه كار شما در يك مسئوليت حفظ شور و نشاط و انگيزه بالا است. در اهداف خود اغراق نكنيد زيرا بزرگ نمايي در اهداف باعث مي شود ريشه هاي تعهد و انگيزه خشك شود و انرژي مثبتي كه جهت دستيابي به اهداف آرماني در حين كار ايجاد مي شود به راحتي از بين برود.
بهترين روش براي مشخص كردن اهداف روابط عمومي برگزاري جلسات طوفان فكري است. نظرات اعضای جلسه بر روي تخته فهرست شوند. جلسات طوفان فكري به روابط عمومي اين امكان را مي دهد كه اهداف خود را مطابق با نظرات تمام اعضا تطابق داده و در جهت توسعه اهداف متناسب با سليقه هاي گوناگون گام بردارد.
3ـ مشخص كردن نيازها و علايق مخاطبان
سازمان شما علاقمند است پيامهاي آن به دست چه كساني برسد؟ جواب اين سوال در سازمانهاي مختلف تفاوت مي كند. اما آنچه مهم است علايق و نيازهاي كاركنان در سازمان، مخاطبان بالقوه، جامعه نيازمند به اطلاعات علمي كتابخانه اي ، دانشگاهيان، انجمن هاي صنفي و تشكلهاي حرفه اي مرتبط با سازمان و رسانه هاي گروهي از جمله مخاطبان هستند كه اهداف، نيازها و علايق آنها در ارتباط با سازمان بايستي مشخص شود.
4ـ تعيين پيامهاي روابط عمومي
پيام شما چيست؟ شما مي خواهيد چه چيزي را به مخاطبان خود بفهمانيد؟ درهرحال پيامها در موقعيتها و سازمانهاي مختلف با هم تفاوت دارند.
5ـ تدوين استراتژي اطلاع رساني
استراتژيها و راهبردها عنصر كليدي برنامه شما هستند. استراتژي ها شما را در يافتن علايق مخاطبان شما و انتقال پيام به آنها كمك مي كند. به نحوي كه اساس برنامه روابط عمومي به شمار مي رود. به طور خلاصه مي توان فهرستي از استراتژيهاي يك برنامه روابط عمومي را به شرح ذيل برشمرد:
الف) توسعه مستمر اطلاعات روابط عمومي ب) استفاده از طيف گسترده رسانه هاي گروهي براي انتقال پيام
ج) تبليغ و ترفيع موقعيت سازمان به عنوان يك منبع سازمان مفيد اجتماعي و مسئوليت پذير در جامعه
د) برقراري و توسعه ارتباط با رسانه ها ه) معرفي جايگاه و موقعيت سازمان به رسانه ها
و) هماهنگي بيشتر با ساير اعضاي کلیدی سازمان
6- مطابقت برنامه ها با جدول زمانبندي شده با شرايط مردم
براي ايفاي نقش موثر به عنوان يك روابط عمومي متعهد، شما بايد بدانيد كه در واحدتان چه چيزي مايه رضايتمندي است.؟ هنگام صحبت كردن از جايگاه روابط عمومي، اغلب از اين موضوع گله مندند كه من نمي دانستم اين رويداد برنامه ريزي شده بود!
دو اشتباه بزرگ كه در برنامه ريزي هاي روابط عمومي ها به چشم مي خورد اين است كه نمي دانند چگونه مسئوليتهاي محوله برنامه ريزي شده است وديگر اينكه وقت زيادي جهت اجراي برنامه هاي در اختيار ندارند.
مدير روابط عمومي جهت دستيابي به موفقيت در برنامه هاي اطلاع رساني بايستي در برقراري ارتباط موفق باشد. بررسی ,پرس و جو و تحقیق كند. شما نيز بايد بدانيد چه چيزي برنامهريزي شده و چه رويدادهايي در انتظار است. بعد از اينكه اطلاعات لازم را كسب كرديد، بايستي اعتبار و قابليت لازم را براي دسترسي به اطلاعاتي كه مورد نياز عمليات شماست ايجاد كنيد. در جهت كسب اعتبار و احترام براي روابط عمومي همراه با تمامي موقعيتها و امتيازاتي كه مي تواند به آن دست پيدا كند، كوشا باشيد.
7- تدوين برنامه مكتوب و زمانبندي شده
يك برنامه مكتوب با يك جدول زمانبندي شده تكميل میشود.بهترین برنامه ها برنامه های سالانه هستند که به شما به طور موثری محدودیتها را نشان می دهند.