روابط عمومي الكترونيك ، آرمان يا الزام
روابط عمومي الكترونيك ، آرمان يا الزام
بارها شنيدهايم كه ارتباطات كليد توسعه است. روابط عموميها هم به عنوان زيرساختهاي مهم توسعه ارتباطات در ادارات و سازمانها ميتوانند در امر توسعه نقش مهمي ايفا كنند. اما چرا اين نهاد در كشور ايران و به ويژه در استان سيستان و بلوچستان نتوانسته به عنوان محور و موتور محرك توسعه جايگاه مناسبي در تعاملات اقتصادي، سياسي، فرهنگي و اجتماعي ايفا كند؟ روابطعموميها حتي نتوانستهاند مشاركت مردمي را كه ضرورت فعاليتهاي توسعه بخش هستند فراهم كنند. يكي از دلايل كمرنگ بودن نقش روابطعموميها در فرآيند توسعه و جلب مشاركت نخبگان و سرمايهگذاران، عدم آشنايي آنها با تحولات و پيشرفتهاي اين حرفه و به روز نبودن آنها است.
امروزه بحث گذار از روابط عمومي سنتي، به روابط عمومي مدرن و امروزي بر سر زبانها است. در اين گذار سخن از روابط عمومي الكترونيك بسيار شنيده مي شود. روابط عمومي الكترونيك چيست؟
در يك تعريف ساده منظور از روابط عمومي الكترونيك، استفاده روابط عموميها از ابزارها و تكنولوژيهاي نوين ارتباطي نظير ايميل يا پست الكترونيك، وب سايت و وبلاگ، خبر نامههاي الكترونيكي، ارايه خدمات از طريق پيام كوتاه، پورتال خدمات مشتريان، سيستمهاي گويا، مكالمه اينترنتي، سيستمهاي دريافت و ابلاغ پيام و ديگر تكنولوژيهاي ارتباطي است.
در شكلگيري روابط عمومي الكترونيك امكانات تكنولوژيكي اعم از زيرساختهاي مخابراتي، سختافزاري و نرمافزاري و مديريت نقشهاي اصلي را ايفا ميكند.
همانطور كه ميدانيم يكي از وظايف روابط عموميها ارتباط با مردم و مخاطبين و دريافت نظرات و مشكلات آنان و اعلام به مسوولان و مديران است،لذا آن لاين شدن روابط عموميها و برقراري ارتباطات ديجيتال با مردم و ارباب رجوع از طريق ايميل، بخش اعلام نظرات در وبسايت و وبلاگها و دريافت پيامك ميتواند به گسترده شدن ارتباطات دو سويه آنان كمك كند.دراينحالت رابطه روابط عموميها با مشتريان و اربابرجوع از حالت يك رابطه عمودي يك سويه (از جنس ارتباط جمعي) به حالت ارتباط دو سويه (از جنس ارتباط چهره به چهره) تبديل ميشود. در اين حالت ارتباطات دموكراتيكتر و صميمانهتر ميشود و روابط عموميها خود را ملزم به پاسخگويي ميبينند.
براي مشاركت دادن مردم در برنامههاي سازمان، روابط عمومي الكترونيك از فرآيند اطلاعرساني و اطلاعيابي نهايت بهره را ميبرد. به اين صورت كه يك نظام كارآمد اطلاعاتي را سازماندهي ميكند تا ضمن گفتگوبامراجعان،آنها را در تصميمگيريها شركت دهد.
به همين دليل روابط عمومي الكترونيك را نوعي روابط عمومي اطلاعمدار ميدانند كه همواره مترصد اطلاعيابي اطلاعشناسي و اطلاعرساني است. هر سه اينها به مدد استفاده از فنآوريهاي اطلاعاتي و ارتباطي صورت ميگيرد.
الزامات حركت به سمت روابط عمومي الكترونيك
به منظور حركت به سمت روابط عمومي الكترونيك الزاماتي وجود دارد كه ادارات، سازمانها و شركتها بايد به ترتيب انجام دهند:
ابتدا بايد تغييرديد، رويكرد و باور سازمان الكترونيك در بين مديران و كاركنان ادارات ايجاد گردد. همزمان نيز آموزشهاي شهروندي الكترونيك فراهم آوردن زيرساختهاي مخابراتي و الكترونيكي از سوي دولت در سطح جامعه انجام شود. در ادامه فرآيندهاي سازمان و مواردموردنيازجهتاطلاعرساني شناسايي و زيرساختهاي فني لازم نظير پورتال سيستم پاسخگوي گويا، وبسايت و پستالكترونيك نيز در ادارات ايجاد شود. آموزش كاركنان و كارشناسان روابط عمومي جهت كار با سيستمهاي ايجاد شده نيز مورد تاكيدقرار گيرد.
در نگاه جديد به روابط عموميها به عنوان روابط عمومي الكترونيك، اين نهاد تنها با كاركنان، سازمان، مشتريان و روزنامهنگاران مواجه نيستند، بلكه با افرادي كه ممكن استازسراسردنيا واردسايتآنهابشوندودرخواست اطلاعات،خدماتوياتسهيلاتنمايند،روبهروخواهند بود.
برخي مزاياي روابط عمومي الكترونيك
1-دو سويه بودن ارتباطات
2- كاهش هزينهها و افزايش نرخ بهرهوري كاركنان
3- الزام به پاسخگويي به صورت آن لاين
4- دسترسي سريع به اطلاعات
5- كاهش حجم نامههاي اداري و بايگاني
خدمات روابطعمومي موبايل در بخشهاي
دولتي و خصوصي
سرويس دولت موبايل خدمت جديدي است كه در حوزه روابطعمومي الكترونيك ايجاد شده است و ارايه خدماتمتنوعي به مخاطبان و مشتريان را در برميگيرد.
همهگير بودن، سرعت انتشار و عدم نياز به وسايل الكترونيك مانند كامپيوتر و اينترنت و ايميل از مزاياي استفاده از موبايل به عنوان يك ابزار اطلاعرساني الكترونيكي است. برخي از ارتباطات موبايلي در حوزه اطلاعرساني شامل موارد ذيل ميشود.
1-خدماترساني انواع صورتحسابهاي مربوط به محل زندگي مثل قبوض آب، برق، گاز، تلفن، ماليات.
2- گزارش آزمايشها و اعلام اخطارهاي بهداشتي و درماني فردي كه به صورت روزانه، هفتگي و ماهانه قابل برنامهريزي است.
3- خدمات بانكي: همه انواع انتقالهاي مالي يا گزارشگيريهاي مالي از طريق موبايل امكانپذير است. اعلام موجوديها- انواع پرداختها و دريافتها- نقل و انتقالات و.. .
4- خدمات رسانهاي: اخبار و اطلاعات عمومي و گرايشات مشترك كاربران موبايل
5- بررسي افكارعمومي و افكارسنجي، در زمينههاي مختلف، برگزاري انتخابات مقطعي و يا بررسي محبوبيت شخصيتها و سياستهاي كلان كشورها
6- ارسال اخطارهاي امنيتي، بهداشتي و خبري
هم اكنون حدود 3 ميليارد خط موبايل در جهان وجود دارد. در حالي كه بر اساس آخرين آمار سايت اينترنت در جهان نفوذ اينترنت به لحاظ فراواني نزديك به يك سوم نفوذ موبايل يعني يك ميليارد و 154 ميليون ميباشد كه نزديك به 18 درصد جمعيت جهان را در برميگيرد.
اين آمار نشاندهنده اين است كه با استفاده از موبايل حجم بسيار گستردهتري از اطلاعات را نسبت به اينترنت ميتوان انتقال داد.
از طريق خدمات موبايل روابط عمومي ميتوان ارتباطات فراگيري با حجم وسيعي از مخاطبان ايجاد كرد.
برخي خدماتي كه هم اكنون در كشورهاي پيشرفته از طريق موبايل ارايه ميشود
-در فنلاند بليط قطار از طريق اس ام اس خريداري شده و تاييديه دريافت ميشود.
- در سنگاپور نتايج آزمايشهاي پزشكي با اس ام اس به شهروندان اعلام ميشود.
- اخطارهاي امنيتي پليس مترو پولتين انگليس از طريق موبايل انجام ميشود.
در پايان نيز به اين نكته اشاره ميشود كه روابط عمومي در صورت انجام وظيفه خود به صورت پويا و آشنا بودن به علوم روز ارتباطات ميتواند به موتور محركه توسعه و پيشرفت در ادارات تبديل شود. لازمه رسيدن به اين باور نيز آموزش دائمي كاركنان روابطعموميها و گذاردن افراد متخصص و توانمند در راس ادارات و موسسات روابط عمومي است. در اين راستا تحقق روابطعمومي الكترونيك نه به عنوان يك آرمان بلكه به عنوان الزام و ضرورت بايد در دستور كار مسوولان روابط عمومي قرار گيرد.
*متن سخنراني ارائه شده در گردهمايي شوراي هماهنگي روابط عموميهاي استان سیستان و بلوچستان
منابع:
مجموعه مقالات روابط عمومی الکترونیک
نظرات و تجربیات شخصی